Tipps und Tools für die digitale Zusammenarbeit

Viele Arbeitnehmer und -geber machen derzeit ihre ersten Erfahrungen im Home Office. Es ist auch eine große Frage von Selbstmanagement: Nicht jeder hat zuhause ein separates Arbeitszimmer, in dem er ungestört arbeiten kann. Die einen werden vielleicht ihre Pausen und das Arbeitsende vergessen, weil sie von der Arbeit zu wenig ortsbezogenen Abstand haben, und viele werden sich abgelenkt fühlen von Hausarbeit, Essen, Familie. So von heute auf morgen ins Homeoffice gehen, ohne es mal ausgetestet zu haben und ohne die Gegebenheiten dafür geschaffen zu haben, ist kein leichtes Unterfangen, birgt aber auch Chancen. In diesem Artikel gehe ich kurz auf grundlegende Tipps für den Arbeitsalltag sowie auf gängige Tools ein.

Arbeitsalltag im Home Office

Struktur und Routinen

Versuche, Ablenkungen zu minimieren und mach deinem Umfeld möglichst klar, dass du Zeit für dich zum Arbeiten brauchst, und dass zuhause sein nicht gleich Freizeit bedeutet. Wenn deine Kinder zuhause sind, ist das natürlich alles einfach gesagt. Vielleicht könnt ihr zusammen in der Familie eine Art Stundenplan entwickeln für jeden Wochentag, in der auch pro Tag ein paar Stunden Zeit für dich und deine Arbeit abfällt. Die liebe Annika hat in ihrem Blog wertvolle Ideen für dich und deine Kinder zur Verfügung gestellt. Wenn es bei dir zuhause laut ist, helfen evtl. Kopfhörer mit entspannender Musik.

Schaff dir für die Arbeit von zuhause eine Struktur für deinen Alltag, in der auch Pausen enthalten sind. Routinen sind sehr wichtig. Das Schöne am Home Office ist, dass du die Arbeitszeit an deinen Biorhythmus anpassen kannst. Ich mache mittags z. B. immer ca. 2 Std. Pause und arbeite abends dafür gerne länger. Manchmal musst du aber auch ein bestimmtes Erreichbarkeitsfenster garantieren. Sprich deine Pläne mit deinem Vorgesetzten und deinem Team ab. Ein guter Start in den Arbeitstag ist etwa, wenn du und dein Team frühs die To-Dos miteinander teilt.

In eurem Team sollten klare Regeln festgesetzt werden: wann sollst du erreichbar sein, wie viel Antwortzeit wird dir gewährt, über welche Kanäle erfolgt die Kommunikation, wie erfolgt die Zeiterfassung?

Bewegung

Glaub mir, du brauchst einen Bewegungsausgleich. Im Home Office entfällt der Weg zur Arbeit, die Wege zu Kollegen etc. und du bewegst dich insgesamt sehr viel weniger. Bei vielen ist der Arbeitsplatz vielleicht auch nicht so ergonomisch eingerichtet, wie er sein sollte, weshalb Rückenprobleme ohne Ausgleich quasi vorprogrammiert sind. Plan dir also Bewegungspausen ein, in denen du z. B. spazieren oder joggen gehst oder Yogaübungen etc. machst. Es gibt im Internet sehr viele kostenlose Instruktionen für Sportsessions in den eigenen vier Wänden. Achte auch auf deine Ernährung.

Tools zur digitalen Zusammenarbeit

Digitale Zusammenarbeit im Home Office

Es gibt ja so viele nützliche Tools für die digitale Zusammenarbeit! Diese können eure Arbeitseffizienz auf ein neues Level bringen. Ich stelle euch nur kurz eine kleine Auswahl vor.

Generell ist es ratsam, dass ihr eine VPN-Verbindung für die Remote-Arbeit einrichtet oder ggf. Dateien in einer gesicherten Cloud austauscht, auf die alle aus einer Abteilung Zugriff haben.

Für das Projektmanagement und eure Aufgabensammlungen gibt es Tools wie Trello, Meistertask oder Asana. Ich selber nutze Trello. Es ist wie eine Pinnwand („Board“ genannt) und ersetzt die ganzen Post-its, die vielleicht überall an eurem Rechner kleben. Ich arbeite jeden Tag darin, um meine Aufgaben und anstehenden ToDos zu sortieren bzw. damit auch „den Kopf zu sortieren“. Es gibt verschiedene Unterteilungen, die man sich selbst anlegen kann: ich hab z. B. einen Aufgabenpool, dann wichtige Aufgaben mit hoher Priorität, Aufgaben, die gerade laufen, wiederkehrende Aufgaben. Jedes Board und jede Pinnwand kann auch ganz einfach mit anderen Leuten geteilt werden. Man kann also z. B. zusammen an einem Board arbeiten und sich auch Aufgaben umherschieben. Hier ist auch in der kostenlosen Variante sehr viel möglich und es ist kinderleicht zu bedienen. Ich liebe mein Trello-Board!

Zeiterfassung müsst ihr heutzutage nicht mehr mit Stoppuhr und Excel-Tabelle machen. Es gibt Tools wie Hubstaff oder Toggl, die eure ToDos tracken. Man kann die Tools auch gemeinsam kombinieren z. B. mit eurem Projektmanagement-Tool.

Für Videokonferenzen und Besprechungen sind gängige Programme z. B. Skype oder Zoom. Bei Zoom könnt ihr derzeit bis zu 40 Minuten pro Call kostenlos mit bis zu 100 Teilnehmern Besprechungen und auch Bildschirmaufzeichnungen durchführen.

Zur Zusammenarbeit allgemein sind Teamchats super, auch für den sozialen Kontakt. Das geht zum Beispiel mit Tools wie Slack oder Microsoft Teams. Es sind beides mächtige Tools, die auch mit verschiedenen anderen Tools kombiniert werden können. Kommunikation ist sehr wichtig!

Es gibt unglaublich viele Programme und Tools, die die digitale Zusammenarbeit und digitale Teamführung möglich und besonders effizient machen. Das Scannen von Dokumenten geht z. B. auch ganz einfach mit dem Smartphone und der kostenlosen App Adobe Scan. Ich liebe neben Trello auch OneNote als Ideen- und Linksammlung und Notizbuch. Mit welchen Tools hast du schon gute Erfahrung gemacht?

Als Content Creator arbeite ich grundsätzlich digital und übernehme für Unternehmen Social-Media-Kanäle und Texterstellung. Wenn auch du Unterstützung in einigen Bereichen benötigst, freue ich mich auf deine Anfrage.